Präsentationen und Schaubilder sowie Tipps zum Präsentieren und Präsentationsablauf

In dieser Rubrik werden kurze allgemeingültige Präsentationen/Schaubilder mit bis zu 5 Seiten vorgestellt, welche bestimmte Themen dem Grundsatz nach erläutern und somit ihre Gültigkeit firmenübergreifend haben.
 
Die folgenden Präsentationen sind zur Zeit verfügbar. Sie können sowohl online als Vorschau eingesehen, als auch per Download auf Ihren Rechner geladen werden.
 
Präsentationen:
   Europakarte für z.B. eine Übersicht eigener Standorte
Download
 (PowerPoint;
1 Seite, 26 KB)
   Vorgabezeiten nach REFA
Download
 (PowerPoint;
1 Seite, 7 KB)
   Einordnung von Arbeitsplanung und Kalkulation in das kaufmännische Gesamtsystem 
Download
 (PowerPoint;
1 Seite, 8 KB)


 
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Tipps für Ihre Präsentationen:
1.

Sprechen Sie erst und zeigen Sie dann die dazugehörige Folie. So hört Ihnen zuerst jeder zu und liest erst dann den Inhalt nach. Dies nötigt Sie dazu, sich mit dem Inhalt der Folien mehr auseinanderzusetzen, aber die Wirkung ist enorm. Ansonsten verkommt Ihre Präsentation zum "Betreuten Lesen", wenn Sie die Inhalte zeigen und selber ablesen, was alle an der Wand sehen. Also, Thema gut vorbereiten, Gehirn in den Präsentationsmodus schalten, die Botschaften mit eigenen Worten (aus-)formulieren und die pojizierten Inhalte an der Wand (möglichst) nicht als Spickzettel benutzten, sonst wird der Vortrag langweilig und Sie kommen nicht natürlich und lebendig rüber.

2.

Aus dem ersten Tipp ergibt sich auch folgendes: Zeigen Sie nicht alle Informationen, ellenlangen Aufzählungen, viele Argumente, Grafiken o.ä. zu einem Thema auf einmal. Sie erschlagen nicht nur Ihre Zuhörer damit, die hören Ihnen ggfs. auch nicht mehr zu, sondern versuchen die Inhalte an der Wand zusammenzubringen. Präsentieren Sie lieber häppchenweise mit gezielten, aber bitte dezenten Animationen, wie dem Einblenden von Texten, Grafikteilen etc., so dass Ihre Zuhörer Ihnen auch weiterhin folgen.

3.

Sammeln Sie die Materialien, die Sie für die Präsentation benötigen, in einer Klemmmappe. Diese können Sie während Ihres Vortrages vor sich ablegen und bei Bedarf Hand-Outs, Folien und dergleichen unproblematisch herausnehmen, ohne die Ordnung durcheinanderzubringen. So behalten Sie den Überblick und machen gleichzeitig einen vorbereiteten und professionellen Eindruck. Vor allem, wenn Sie häufiger Präsentationen zu einem bestimmten Themenkomplex halten, kann es sinnvoll sein, solche Mappen zu führen und bereits vorliegende Präsentationen regelmäßig anzupassen. Man kann Klemmmappen individuell bedrucken lassen und auf diese Weise die Mappe auch äußerlich dem Thema anpassen, was zu den Visualisierungsmethoden gehört. Das gefällt nicht nur dem Publikum, sondern sorgt zudem für Übersichtlichkeit in den eigenen Unterlagen.


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Allgemeine Grundregeln für Präsentationen:

 Ziel einer Präsentation
Eine Präsentation soll über ein bestimmtes Thema informieren, das Publikum überzeugen und motivieren. Nach erfolgter Präsentation muß das Publikum auf dem gegebenen Informationslevel über das Thema diskutieren können. Die Vorteile einer guten Präsentation liegen auf der Hand: Das Publikum muss sich weniger anstrengen, um Ihnen zu folgen, es behält mehr von Ihrer Präsentation und diese selbst in positiver Erinnerung. Sie als Präsentatorin bzw. Präsentator wirken sympathisch, Ihre Darstellung erfährt mehr Beachtung und kleine Fehler werden Ihnen eher nachgesehen. Eine gute Präsentation ist daher immer auch eine gute Selbstpräsentation und stärkt Sie in Ihrer Position!

 Vorbereitung einer Präsentation
Eine Präsentation soll also informieren, überzeugen und motivieren. Dazu ist es zunächst wichtig, eine Präsentation gut vorzubereiten, bzw. Sie im Vorfeld bereits hinsichtlich der folgenden Punkte zu durchdenken: Machen Sie sich Gedanken über das Thema und das Ziel Ihrer Präsentation, Ihre Zielgruppe, den faktischen Inhalt, die Organisation und den Ablauf, die einzusetzenden Medien und die Möglichkeiten der Aufbereitung Ihrer Informationen für eine Visualisierung.
 
Thema, Ziel und Zielgruppe einer Präsentation sind oft gegeben und/oder können klar umrissen werden. Sammeln Sie zunächst die Inhalte zu Ihrem Thema, gliedern Sie diese, selektieren und verdichten Sie und denken Sie auch schon über die Visualisierungsmöglichkeiten zu einzelnen Punkten nach. Zur Visualisierung können EXCEL-Tabellen, Grafiken, Diagramme, Filme, Fotos, Symbole, Piktogramme u.ä. herangezogen werden. Aber: Bleiben Sie mit allen diesen Dingen beim Thema! Eine gute Präsentation muß nicht unbedingt von einem Power-Point-Spezialisten erstellt sein, der sich so richtig mit allen Hilfsmitteln der Technik ausgetobt hat (und damit vielleicht über sein mangelndes Fachwissen hinwegtäuscht). Weniger kann mehr sein... Verwenden Sie in diesem Sinne auch möglichst 80 - 90% Ihrer Zeit für die Inhalte und die restlichen 10 - 20% für Ihre Darstellungsformen und die weitere Organisation und Vorbereitung. Organisieren Sie den Raum für Ihre Präsentation, checken Sie die Sitzordnung, die Lichtverhältnisse, das Vorhandensein der benötigten technischen Hilfsmittel und - lachen Sie nicht - die Stromversorgung (alles schon vorgekommen). Zur abschließenden Vorbereitung gehören dann auch der Test und das Einstellen und Ausrichten der Medien wie Projektor, PC, Flip Chart, Tafel, sonstiger Unterlagen und Handouts)

 Verständlichkeit der Präsentation
Gestalten Sie Ihre Präsentation so, dass Ihre Zuhörer Ihnen leicht folgen können. Orientieren Sie sich bei der Gestaltung an den folgenden vier Kriterien für die Verständlichkeit:

  1. Gliederung und Ordnung

  2. Der inhalt Ihrer Präsentation sollte gut gegliedert, folgerichtig und übersichtlich sein. Die Unterscheidung von Wesentlichem und Unwesentlichem sollte eindeutig sein und ein roter Faden sollte erkennbar sein.
     
  3. Kürze und Prägnanz

  4. Über die Prägnanz entscheidet sich die Angemessenheit der Präsentationslänge. Entscheidend sind Sache, Situation, Publikum und Sie als Präsentatorin bzw. Präsentator. Fassen Sie Ihre Beiträge kurz und präzise, bringen Sie alle wesentlichen Punkte ein und verzichten Sie auf ausschweifende Exkurse. Ziehen Sie nicht gnadenlos alle Punkte der Präsentation in der zuvor beabsichtigten Detailliertheit durch, sondern fassen Sie auch mal was zusammen oder lassen Sie etwas aus, wenn das Auditorium schon unruhig auf den Plätzen wackelt. Behalten Sie die Zeit im Auge...
     
  5. Einfachheit

  6. Nehmen Sie Rücksicht auf Ihr Publikum und halten Sie Ihre Ausführungen angemessen an dessen Leistungsstand. Bleiben Sie im Sprachgebrauch des Publikums und erklären Sie Fachbegriffe und Abkürzungen, wenn sie nicht beim Publikum als bekannt vorausgesetzt werden können. Besser noch: Lassen Sie sie wenn möglich gleich weg und sprechen Sie Klartext! Wählen Sie möglichst konkrete und anschauliche Darstellungen, welche so Übersichtlich sind, dass sie auch ohne halbstündige Erklärung verstanden werden können. So behalten Sie sich den Spaß am Präsentieren.
     
  7. Zusätzliche Stimulanz

  8. Wählen Sie anregende und interessante Beispiele zu Ihrem Thema und gestalten Sie Ihre Präsentation abwechlungsreich. Setzen sie verschiedene Medien ein und bringen Sie Ihre persönliche Note ein. Regen Sie Ihr Publikum an, damit es sich nicht langweilt und bei der anschliessenden Diskussion auch noch gerne am Ball ist. Spielen Sie aber auch nicht zuviel mit der Technik und den Möglichkeiten der Präsentationsprogramme. Die vielen sich bewegenden Bilder, fließenden Übergänge, "hereinfliegenden" Unterpunkte und was es nicht alles gibt, lenken vom Thema ab. Der Betrachter denkt wahrscheinlich irgendwann nur noch, wie Sie das wohl in Power-Point eingestellt haben, ist aber nicht mehr wirklich Zielperson Ihrer Präsentation.

 Halten der Präsentation
Damit Ihre Präsentation noch lange nachhallt und nicht mit deren Ende verhallt, gibt es auch einige Tipps und Tricks: Während der Präsentation sollten Sie versuchen, immer Sie selbst zu bleiben und sich nicht zu verstellen. Natürlichkeit ist Alles und alles andere merkt Ihr Publikum. Auch sollten Sie so natürlich wie möglich sprechen. Dann sprechen Sie automatisch deutlicher und kraftvoller. Da Präsentationen meist einen zeitlichen Rahmen haben, sollten Sie sich an Ihr Manuskript halten und Ihre eigenen zeitlichen Vorgaben halten und Abschweifungen vermeiden. Das Thema sollten Sie spannend und dynamisch abhandeln, um die Zuhörer zu fesseln. Souverän und kompetent kommen Sie auch durch eine gute Körpersprache rüber. Sprechen Sie langsam und nehmen Sie mit Ihren Gesten Raum ein - das strahlt Souveränität aus. Hibbeln, zappeln und wackeln sind nicht förderlich. Der Kopf sollte nicht wackeln und auch nicht schief gehalten werden, was unsicher wirkt. Nehmen Sie einen sicheren Stand ein und vertreten Sie Ihren Standpunkt sicher mit beiden Beinen fest auf dem Boden. Es wirkt ebenso unsicher, wenn man das Gewicht ständig von einem Bein auf das andere verlagert oder hin und her tänzelt. Gerader Kopf, gerade Körperhaltung, Schultern nicht einziehen und Brust raus. Sie bekommen dann nicht nur besser Luft sondern wirken auch größer. Wer unter Lampenfieber leidet oder sogar Angst vor dem Halten von Präsentationen hat, kann diese durch eine gute Vorbereitung und Verringern. Wenn man zu der Angst auch noch unsicher in der Materie selbst ist, wird es tatsächlich meist nix. Die oben genannten Tipps jedoch können dafür sorgen, dass Ihr Wissen besser sitzt und dass die äußeren Umstände eine erfolgreiche Präsentation ermöglichen. Doch erst durch Ruhe, Selbstbewusstsein und Sicherheit kann Ihre Präsentation wirklich gut werden. Neigen Sie dazu, bei der Präsentation nervös zu werden und daraus folgend auch undeutlich zu sprechen, zu zittern oder gar den Faden zu verlieren, sollten Sie aktiv werden. Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie die Präsentation immer wieder durchgehen und vortragen: am besten vor der eigenen Familie, einem Freund, allein im Büro oder Sie filmen sich mit einer Kamera und überprüfen so auch Ihre Haltung und Ihre Wirkung. Hierbei stellen Sie auch fest, welche Gesten und Eigenheiten negativ sind und können daran arbeiten, diese zu unterlassen. Außerdem können Sie ggfs. an Ihrer Eigenwahrnehmung und Ihrem Selbstbewusstsein arbeiten, um solche Situationen besser zu meistern. Hierzu empfiehlt sich evtl. auch, an passenden Seminaren teilnehmen, um an der eigenen Persönlichkeit zu arbeiten und das Auftreten zu verbessern. Beispiele für solche Seminare findne Sie u.a. in unserem Seminarmarkt. All das hilft nicht nur beim Halten einer Präsentation, sondern ebenso in anderen Bereichen des Lebens. Am Abend vor dem wichtigen Vortrag sollten Sie übrigens für ausreichend Schlaf sorgen und nicht zu schwer essen, damit Sie maximal erholt auftreten können ... viel Erfolg wünscht das Team der CS!


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