Startseite > Themenspeicher > Zahlungserinnerung und Mahnung - was ist der Unterschied?

Wenn Sie zuverlässige Dienstleistungen und gute Produkte liefern, haben Sie auch Anspruch auf eine zeitnahe Bezahlung. Leider nehmen es viele Auftraggeber mit dem Bezahlen jedoch weniger genau. Manche haben keine organisierten Zahlungsprozesse, andere haben aber gegebenenfalls auch echte Zahlungsprobleme. So oder so: Sie müssen aktiv werden, um Ihr gutes Recht durchzusetzen und die Kohlen einzutreiben.
 

Eine Mahnung ist grundsätzlich die bestimmte und eindeutige Aufforderung eines Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung in vollem oder teilweisen Umfang zu erbringen. Die Mahnung erfolgt einseitig durch den Gläubiger und ist empfangsbedürftig durch den Schuldner. Bei Entgeltforderungen wird die Mahnung auch oft als Zahlungserinnerung bezeichnet. In der Praxis werden Schreiben mit den Begriffen Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung und x. Mahnung in Reihenfolge erzeugt und zugestellt.
 

Eine Mahnung oder auch Zahlungserinnerung hat vor allem den Zweck, einen säumigen Kunden an sein Versäumnis zu erinnern und ihn, wenn er es nicht ohnehin schon ist, in Verzug zu bringen. Denn erst mit Eintritt des Verzugs können weitere Schritte eingeleitet werden: Es können Verzugsschäden in Form von Verzugszinsen und Mahngebühren oder Mahnpauschalen geltend gemacht und weitere Maßnahmen zur Erzwingung der Zahlung (beispielsweise das gerichtliche Mahnverfahren) eingeleitet werden.
 

Um es vorwegzunehmen: Aus rechtlicher Sicht betrachtet gibt es gar keinen Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung. Es ist jedem Unternehmen überlassen, welche Überschrift es beim Erinnerungsschreiben an seine säumigen Zahler verwendet. Entscheidend ist lediglich der Inhalt des Schreibens. Dennoch hat es sich bei Entgeltforderungen eingebürgert, das erste Mahnschreiben mit dem Begriff Zahlungserinnerung zu titulieren, um dem Ganzen eine gewisse Strenge zu nehmen und den Kunden nett auf sein Versäumnis hinzuweisen.
 
Entgegen weitläufiger Meinung ist es also rechtlich gar nicht notwendig, einen Schuldner mehrmals mit einer Mahnung an die fällige Rechnung zu erinnern, um an das liebe Geld zu kommen. Im Geschäftsleben hat es sich jedoch etabliert, eine Zahlungserinnerung sowie zwei bis drei weitere Mahnschreiben zu versenden. Doch bereits eine zweite Mahnung ist nicht mehr wirklich sinnvoll.
 
Wurde der Schuldner erinnert und zahlt er trotzdem nicht, liegt meist ein anderes Problem vor, woran viele weitere Mahnungen nichts ändern würden. Wir vertreten die praxiserprobte Meinung, nach der freundlichen Zahlungserinnerung mit einem ersten und letzten Mahnschreiben zu reagieren und darin auch resolut die Konsequenzen, sprich das Einleiten des gerichtlichen Mahnverfahrens, nach einer ungenutzt verstrichenen Zeitperiode einzuleiten.
 

Es gibt keine gesetzlichen Formvorschriften für Mahnungen. Somit sind auch mündliche Mahnungen zulässig, allerdings nicht zu empfehlen. Das schriftliche Mahnen ist besser, da auf diese Weise der Inhalt des Mahnschreibens besser belegt werden kann (Beweiskraft). Der Begriff „Mahnung“ muss in einer Mahnung auch nicht unbedingt auftauchen. Auch ein Schreiben mit dem Betreff „Zahlungserinnerung“ erfüllt den Mahnzweck genügend. Für eine klare Kommunikation mit dem sich in Verzug befindenden und um Missverständnissen vorzubeugen, sollten in schriftlichen Mahnungen die folgenden Punkte aufgenommen werden:
 
• Aktuelles Datum
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Kundennummer
• Lieferdatum
• offener Rechnungsbetrag brutto
• Neuer Fälligkeitstermin
• Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
 

Um einen mit der Nichtzahlung verbundenen Schaden geltend zu machen, genügt die Fälligkeit einer Rechnung noch nicht. Voraussetzung für Schadenersatz ist der Verzug des Schuldners. Und dies leistet die Mahnung: In § 286 (1) BGB heißt es: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug. Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren gleich.“ Die Mahnung hat also den Zweck, den Schuldner in Verzug zu setzen. Im Text steht übrigens „eine Mahnung“. Es erwähnt nicht „1. Mahnung“, „2. Mahnung“, „Zahlungserinnerung“ oder etwas ähnliches. Auch eine andere rechtliche Grundlage für mehrere Mahnstufen gibt es nicht.
 
Unter bestimmten Umständen erübrigt es sich sogar, eine Mahnung zu verschicken. Diese Fälle sind in § 286 (2) und (3) BGB aufgeführt. Sie gelten teilweise nur begrenzt für Geschäfte mit Privatleuten (Verbrauchern).
 

§ 286 BGB
§ 286 BGB Verzug des Schuldners - bei www.gesetze-im-internet.de
 

Verzugszinsen rechtssicher berechnen
Erläuterungen zur Berechnung inklusive Verzugszinsrechner
 
Word-Vorlagen
Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung in unserer Rubrik „Allgemeine Vorlagen und Checklisten“
 

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